Pour bien préparer une application pour un document, utilisez les accessoires "Marquez pour l'application".
Selon le document GOST R 7.0.97-2016 "Documentation organisationnelle et administrative. Conditions requises pour la préparation de documents", la note relative à la demande contient des informations sur le ou les documents joints au document principal.
Une note concernant l'application peut être localisée:
- après le texte du document d'accompagnement,
- dans le texte du document principal,
- sur l'application elle-même.
La marque après le texte est dessinée sous le texte à partir du bord de la marge de gauche (c'est-à-dire sans espaces).
Règles de conception d'applications
Si l'application est nommée dans le texte du document, la marque est la suivante:
Application: pour 2n. en 1 copie
Si non nommé, alors indiquez en entier:
Annexe: 1. Le contrat sur l'indication des services pour 5 litres. en 1 copie
2. L'acte d'acceptation pour 2 litres. en 1 copie
Si la demande est un support électronique, la marque est alors délivrée comme suit:
Application: fichier "Draft agreement.doc" sur une clé USB.
Si le document, qui est une application, a ses propres applications, il est rédigé comme suit:
Pièce jointe: lettre de la SARL Raza Vetrov du 17/06/2018 N 03-10 / 45 et de son annexe, pour un total de 3 litres.
Si l'application n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une note sur sa disponibilité est rédigée comme suit:
Application: pour 2n. en 1 copie seulement à la première adresse.
Les marques sur la demande ne sont donc indiquées que dans les documents d'accompagnement et de référence.
Que chercher
Le mot "Application" est écrit au singulier, malgré le fait qu’il puisse y avoir plusieurs applications.
Le GOST n'indique pas combien d'intervalles du texte une note sur l'application est rédigée. Ceci est important, car il ne devrait pas être possible d'ajouter quelque chose dans l'espace après le texte. Par conséquent, dans cette affaire, nous nous guiderons sur les clarifications des recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 (bien qu'elles aient perdu de leur force), au paragraphe 6.1 dont il est dit que "les détails du document sont séparés les uns des autres". deux à quatre interligne. "
Comment est la marque sur la disponibilité des applications dans l'ordre ou d'autres documents administratifs (décisions, décisions, ordres)
GOST R 7.0.97-2016 indique que, dans le texte des documents administratifs à la première mention du document de demande entre parenthèses, il est indiqué:. (annexe) ou. (Annexe 1).
Conformément au décret du gouvernement de la région de Volgograd du 12 septembre 2018 N 536 (annexe 1).
Il est également permis de placer le signe N devant l'application.
C’est-à-dire une note concernant l’application dans les documents administratifs, ainsi que dans les contrats, les règlements, les règles, les instructions figurant dans le texte. non exécuté, mais n’est indiqué que dans le texte du document.
Comment les demandes de documents administratifs sont-elles établies?
Dans le coin supérieur droit de la première feuille du document de candidature, vous indiquez:
Annexe N
à l'ordre de LLC "Star"
à partir du 21.08.2018 N 156
Les accessoires sont alignés à gauche ou centrés sur la plus longue ligne.
Si l'annexe du document administratif est un acte juridique réglementaire ou un autre document approuvé par ce document administratif, la fiche de candidature est marquée avec la demande (sans référence au document administratif) et le tampon d'approbation, qui indique les données du document administratif par lequel le document demandé est approuvé.
APPROUVÉ
par ordre de LLC "Dream"
en date du 18/06/2018 N 118
J'espère qu'avec la conception de l'application, tout est devenu clair. Questions écrites dans les commentaires
Cordialement, Inna.
spécialiste des documents, spécialiste de l'éducation préscolaire et de la gestion de bureau
Pas si simple qu'il n'y paraît au premier abord
À première vue, il semble que l'applicationainsi que les accessoires "Marque de disponibilité d'application"C’est impossible de se tromper. Il existe des systèmes de documentation unifiés GOST R 6.30–2003. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasse »(ci-après - GOST R 6.30-2003), qui énonce les règles de traitement des détails des documents d’organisation et administratifs. Et si vous avez des questions concernant conception de l'application, la majorité se réfère au texte de GOST R 6.30-2003.
Ce fragment du document peut vraiment clarifier certains points liés à conception de l'application. Mais, malheureusement, toutes les questions qui y figurent ne peuvent être répondues. Par exemple, cela reste incompréhensible:
- Où exactement dans les documents est-il nécessaire de disposer de la «Marque concernant la disponibilité de l'application» requise?
- Dans quels documents d’organisation et d’administration puis-je utiliser le proxy «Indiquer la disponibilité de l’application»?
- Est-il toujours nécessaire de faire l'inscription «Application» sur la première feuille de l'application dans le coin supérieur droit en indiquant le document, sa date et son numéro d'enregistrement?
- Comment concevoir des applications?
Les réponses à ces questions peuvent être trouvées, mais dans d'autres documents. Essayons de le faire ensemble.
Où placer la «Marque concernant la disponibilité de l'application» requise?
Comme vous le savez, l’annexe A de GOST R 6.30–2003 contient des schémas d’emplacement pour les détails des documents d’organisation et administratifs. Si vous les regardez, vous pouvez en conclure que 21 «La marque concernant la disponibilité de l'application» doit être comprise entre 60 et 40 mm du bord du champ inférieur. (voir la figure 1). Ce n'est en fait pas le cas. Les limites, marquées d'une ligne pointillée dans ces diagrammes, peuvent être déplacées de haut en bas. De plus, il y a des moments où enregistrement des réquisitions «Marque de disponibilité d'application»Dans les limites de 60 à 40 mm du bord du champ inférieur, cela peut avoir des conséquences désastreuses (voir exemple 1).
Imaginez une situation où une lettre de notification d'une conférence-exposition, composée de deux pages, est rédigée, le texte de la deuxième page n'occupant pas plus d'un quart de la surface totale de la feuille. En conséquence, si les accessoires «Marque de disponibilité d'application»Positionné dans l'intervalle situé entre 60 et 40 mm du bord du champ inférieur, il y a beaucoup d'espace libre entre cet attribut et le texte (voir la figure ci-dessus). Juste dans cet espace libre, les «artisans rusés», tant du côté de l’organisation (l’auteur du document) que de l’organisation destinataire, peuvent, après la formation, ajouter tout texte leur permettant de tirer leur propre bénéfice. Dans le même temps, les dirigeants des deux organisations pourraient même ne pas avoir connaissance d’ajouts au texte de la lettre. Comparez les deux options pour une lettre donnée sur cette propagation.
Pour que personne ne puisse ajouter de nouveau texte à un document déjà signé, accessoires "Marque sur la disponibilité de l'application" doit être placé non plus près de la bordure du champ inférieur, mais après le texte du document. De plus, le tiret doit être espacé de 2 à 4 interlignes. La taille du tiret est fixée dans les Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 1, qui ont été publiées par le développeur de GOST, l'Institut russe de recherche scientifique sur la documentation et les archives (VNIIDAD). 2
Si nous examinons une fois de plus la disposition des détails des documents organisationnels et administratifs (voir la figure 1), nous pouvons noter que accessoires 21 - "Marque sur la disponibilité de l'application" et accessoires 22 - "Signature" sont situés au même niveau. Toutefois, la signature doit être placée sous "Marque sur la disponibilité de l'application" après 2 à 4 intervalles. Cela doit être fait pour que personne ne puisse ajouter une autre application au document après avoir signé le document.
Parler de lieu accessoires "Marque sur la disponibilité de l'application"Il convient de noter un certain nombre de points. Si vous regardez le fragment de GOST R 6.30–2003, publié au début de l'article, vous verrez que le GOST fournit des exemples de conception, où il est clairement visible que la propriété que nous envisageons est située dans la marge de gauche avec indentation. . De plus, dans le texte de GOST, rien n’indique clairement cela. Mais dans les recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, il s’agit de ce qui est écrit:
Ainsi, nous pouvons en conclure que l'emplacement indiqué par nous dans l'exemple 2 sera correct.
Dans quels documents d’organisation et d’administration puis-je utiliser le proxy «Indiquer la disponibilité de l’application»?
Le texte de GOST R 6.30-2003 indique que props "Marque sur la disponibilité de l'application" peut être exécuté en lettres (voir clause 3.21 au début de l'article). Autrement dit, si la lettre contient l'application, alors cet attribut doit être émis sans faute. De plus, dans les lettres d’accompagnement ayant pour objet principal d’envoyer des documents ne comportant pas d’adresse, accessoires "Marque sur la disponibilité de l'application" doit être émis en tout temps (voir exemple 2).
Aussi les accessoires «Marque d'application”, Si nécessaire, peuvent figurer dans les types d’informations et de documents de référence suivants: certificats, mémos, notes explicatives, mémos.
Mais il existe des types de documents organisationnels et administratifs dans lesquels les accessoires «Marque de disponibilité d'application»N'est pas exécuté, car les informations sur les applications sont indiquées directement dans le texte. Ceci est indiqué dans les Recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 et dans les Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux. Ces documents, par exemple, incluent le protocole.
Les accessoires «Marque de disponibilité d'application»N'est pas exécuté dans les documents administratifs: ordres, ordres, instructions, décrets et décisions.
Habituellement, s’il existe des annexes supplémentaires ou analytiques au document administratif (graphiques, graphiques, tableaux, listes), le texte figurant dans les paragraphes correspondants de la partie administrative contient les références suivantes: “(Appendice 1)”, “(Appendice 2)” ou “Selon l’appendice”. 1 "," selon l'appendice 2 ". Si l'annexe du document administratif est un document approuvé (règlement, règles, instructions, etc.), une note doit être insérée dans le paragraphe correspondant de la partie administrative: “(ci-joint)” (voir Exemple 3).
Est-il toujours nécessaire de faire l'inscription «Application» sur la première feuille de l'application?
Est-il toujours nécessaire de faire sur la première feuille de l'application dans le coin supérieur droit l'inscription «App»3 indiquant le document, sa date et son numéro d'enregistrement? À première vue, il semble que oui. Mais ce n'est pas le cas. Par conséquent, beaucoup font des erreurs en apposant cette inscription sur toutes les applications sans distinction.
Considérons les cas où l'inscription "Application" indiquant le document, sa date et son numéro d’enregistrement ne doivent pas être apposés.
Tout d’abord, il n’est pas pratique dans le cas où vous envoyez une un document indépendant ne comportant pas d'adresse, accompagné d'une lettre de motivation.
Il est nécessaire d'envoyer un projet de contrat pour signature. Le contrat ne prévoit pas la partie adresse et, de sorte que, dans l'organisation correspondante, il atteigne rapidement le bon responsable, une lettre d'accompagnement indiquant le destinataire spécifique de l'employé est préparée (voir Exemple 2). Toutefois, le contrat envoyé est un document indépendant, même, dirait-on, plus important que la lettre d'accompagnement. Autrement dit, le contrat ne peut pas être une annexe à la lettre. Par conséquent, dans ce cas, il est incorrect et idiot d'inscrire dans le coin supérieur droit de la première page du contrat:
Toutefois, si aucune lettre d'accompagnement n'est envoyée, mais plutôt, par exemple, une lettre de notification ou une lettre d'invitation et si la candidature comprend des éléments supplémentaires spécialement préparés pour cette lettre, l'inscription ci-dessus doit être apposée sur la candidature.
Une lettre d'invitation est en cours de préparation pour une réunion du Club des auditeurs (n ° 857-03 / 06 du 18 septembre 2006). Le plan de la réunion ou le programme de la réunion figure dans l'annexe à la lettre. Dans ce cas, une inscription informative doit être faite sur la demande concernant la lettre à laquelle cette demande appartient.
Deuxièmement, ne faites pas l'inscription «App»Sur le document, qui est approuvé par le document administratif. C'est lors de la conception de telles applications que celles-ci commettent le plus souvent des erreurs. Et regardez ce qui se passe: il existe des options lorsque les informations nécessaires sont manquantes (exemple 6) ou dupliquées (exemples 7 et 8).
Les options possibles de mauvais enregistrement ne se limitent pas à cela. Toutefois, les règles relatives à la rédaction des annexes aux documents administratifs sont régies par l'exemple des décrets et ordonnances du Président de la Fédération de Russie figurant dans le modèle d'instruction pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux.
De ce qui précède, nous concluons que les documents approuvés doivent contenir le «Certificat d’approbation du document» requis, établi conformément à la norme GOST R 6.30-2003, et non l’inscription «Annexe No.» avec les données du document administratif. Toutefois, si la demande a un caractère de référence ou analytique (c’est-à-dire qu’elle n’est pas approuvée), l’inscription «Annexe N °» doit figurer dans le coin supérieur droit et indiquer le document correspondant, sa date et son numéro d’enregistrement.
Comment concevoir des applications?
À conception de l'application Les règles simples 4 suivantes doivent être observées:
- Les applications toujours sont dressés sur des feuilles de papier standard et non sur du papier à en-tête.
- Étant donné que les applications ne sont pas enregistrées séparément, les détails "Date du document" et "Numéro d'enregistrement du document" ne doivent pas y figurer. Après tout, la date et le numéro d’enregistrement du document auquel la demande se rapporte peuvent être consultés dans le coin supérieur droit de la première page de la demande dans l’inscription «Application ...» (voir exemple 5) ou dans la «barre d’approbation de document» requise (voir exemple 9).
Vous y trouverez des informations sur l'auteur de l'application. C'est pourquoi l'application ne reçoit pas le «nom de l'organisation» requis.
L'en-tête du texte de l'application est imprimé de manière centrée, un point n'est pas placé à la fin de l'en-tête. Le nom du type d’application (le premier mot du titre de l’application) est mis en majuscule et peut être imprimé à décharge (P O L O R E N, P E R P E N, S P I S O K, etc.) . L'espacement des lignes entre la première ligne du titre et les lignes suivantes peut être augmenté de 6 points.
L’en-tête de la demande se trouve sous l’inscription "Annexe ..." ou sous la mention "Cachet de signature de l’approbation du document" et en est séparée par un espacement de deux ou quatre lignes.
Voici un exemple de conception correcte de la première page du règlement sur l’unité structurelle, qui est une annexe du document administratif (voir exemple 9).
En conclusion de l’article, je voudrais noter que si vous avez des questions relatives à la paperasserie ou à l’organisation du travail avec eux, il est préférable de chercher des réponses dans plusieurs documents normatifs ou sources à la fois, plutôt que de s’attarder à ces questions. C’est le seul moyen d’obtenir la réponse la plus complète à votre question.
1 Documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse: Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.
2 L'emplacement de certains détails, qui ne doivent être définis que dans des zones spécifiques de la page du document, est indiqué directement dans le texte de GOST R 6.30-2003 et dans les recommandations méthodologiques ci-dessus. Ces détails incluent: «Visas pour l'approbation du document», «Marque sur l'exécution du document et son envoi aux entreprises», «Marque sur la réception du document dans l'organisation», «Identifiant de la copie électronique du document».
3 S'il y a plusieurs applications, elles sont numérotées, c'est-à-dire l'inscription «Application» doit inclure le signe «No.» et le numéro de série de l'application (voir exemple 5).
4 Les exceptions sont des documents autonomes qui ne comportent pas d'adresse. Ils sont envoyés avec une lettre d'accompagnement à une organisation tierce (voir Exemple 4) et sont indiqués dans la lettre en tant que pièces jointes. Ces documents sont publiés en standard, c.-à-d. selon les règles applicables à certains types de documents.
Règles pour appliquer plusieurs applications
Si vous envisagez de créer plusieurs applications (graphiques, dessins, tableaux, images graphiques), organisez chacune d’elles sur une feuille distincte.
Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.
Правила оформления нумерации приложения
La numérotation des applications ne se fait pas en chiffres arabes, mais en lettres majuscules de l'alphabet russe (par exemple, ANNEXE A). Au nom des applications, vous pouvez utiliser l'alphabet latin.
Dans ce cas, les lettres I ne sont pas autorisées, mais vous pouvez utiliser toutes les lettres de l'alphabet russe, sauf: E, Z, Y, O, H, L, Y, Y.
S'il y a tellement d'applications que toutes les lettres de l'alphabet (russe ou latin) ont déjà été utilisées, la numérotation peut être poursuivie à l'aide de nombres arabes.
Au fait! Si la numérotation et les chiffres ne fonctionnent pas depuis longtemps, nos lecteurs bénéficient maintenant d’une réduction de 10% sur n'importe quel type de travail
Règles pour la conception d'une ou plusieurs feuilles de l'application
Si la demande comprend un seul document (feuille), elle est désignée comme suit: Annexe A.
Si vous envisagez de diviser des informations en blocs dans une application, vous pouvez diviser les composants du document. Cela se produit en ajoutant le numéro d'index au nom de l'index (par exemple, Annexe A N ° 1, etc.).
Si le terme terme contient plusieurs applications, chaque page aura sa propre numérotation (de bout en bout).
Toujours faire attention aux lignes directrices. Ils indiquent les caractéristiques de conception des applications spécifiquement pour votre université. Par exemple, certains établissements d’enseignement supérieur recommandent que les applications soient formatées comme suit: Annexe 1, Annexe 2 ... Annexe 7.
Règles pour créer des liens vers des applications dans le cours
Lors de la rédaction du texte principal à la fin de la phrase pour laquelle la demande est faite, il est nécessaire d'indiquer où rechercher une explication de ce qui précède. Par exemple:
Vous savez maintenant comment concevoir une application pour le papier à terme. En général, si vous ne voulez pas comprendre la mer d'informations, contactez un service étudiant professionnel. Et si non, alors suivez simplement les règles ci-dessus - et vous serez heureux.
